W dobie cyfrowej transformacji prowadzenie firmy wiąże się nie tylko z oferowaniem dobrych produktów czy usług — to także odpowiedzialność za właściwe rozliczenia i dokumentację sprzedaży. Szczególnie istotne jest to teraz, gdy w życie wkracza KSeF (Krajowy System e-Faktur) — obowiązkowy system elektronicznej wymiany faktur z fiskusem. Dla wielu przedsiębiorców oznacza to pytanie o to, jak wybrać odpowiedni program do wystawiania faktur, który nie tylko uprości codzienną pracę, ale będzie w pełni zgodny z wymaganiami KSeF.
Zanim przejdziemy do opisu, jakie funkcje powinien mieć program do faktur z KSeF, zaprezentujemy naszą rekomendację.
Rekomendowane rozwiązanie: Faktura.pl
Jeżeli szukasz narzędzia, które:
- bezproblemowo obsługuje fakturowanie zgodne z KSeF,
- posiada intuicyjny panel i wsparcie techniczne,
- a jednocześnie oferuje nowoczesne funkcje dodatkowe,
to warto rozważyć Faktura.pl — platformę, która od lat wspiera polskie firmy w codziennej pracy z fakturami.
Dzięki temu narzędziu możesz m.in.:
- generować dokumenty w formacie zgodnym z KSeF,
- wysyłać je bezpośrednio do systemu fiskusa,
- korzystać z gotowych raportów i zestawień,
- archiwizować faktury w chmurze z łatwym dostępem z każdego urządzenia.
Wprowadzenie do KSeF — dlaczego to ważne?
KSeF to centralna platforma Ministerstwa Finansów, która umożliwia elektroniczną wymianę faktur między podatnikami a administracją skarbową. System został zaprojektowany tak, aby:
- ograniczyć czas i koszty związane z obsługą dokumentów,
- zminimalizować błędy formalne i manipulacje w fakturach,
- usprawnić kontrolę podatkową.
Dla przedsiębiorców oznacza to, że faktury VAT muszą być tworzone, przesyłane i archiwizowane zgodnie ze standardami tego systemu. Same pliki faktur muszą mieć odpowiednią strukturę i format (pełna faktura strukturalna JSON zgodna z KSeF), a przedsiębiorcy otrzymują unikatowy identyfikator referencyjny od systemu po wysłaniu każdej faktury.
Z tego powodu wybór właściwego programu do fakturowania nie jest już tylko kwestią wygody — to warunek poprawnego działania rozliczeń w Twojej firmie.
Na co zwrócić uwagę przy wyborze programu do faktur?
Wybór programu do fakturowania jeszcze kilka lat temu był dla wielu przedsiębiorców sprawą drugorzędną — liczyło się głównie to, aby „dało się wystawić fakturę”. Wraz z wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur sytuacja diametralnie się zmieniła. Dziś program do faktur staje się kluczowym narzędziem w codziennym funkcjonowaniu firmy i elementem bezpośrednio wpływającym na zgodność z przepisami podatkowymi. Dlatego przed podjęciem decyzji warto dokładnie przeanalizować, jakie funkcje oferuje dane rozwiązanie i czy rzeczywiście jest ono przygotowane na realia pracy z KSeF — nie tylko „na papierze”, ale w praktyce.
1. Pełna obsługa KSeF
Podstawowym kryterium jest zgodność z KSeF. Program, który wybierzesz, powinien:
- automatycznie generować pliki faktur w formacie zgodnym z KSeF,
- umożliwiać bezpośrednie przesyłanie faktur do systemu KSeF,
- odbierać i przechowywać potwierdzenia z systemu (unikatowe identyfikatory),
- archiwizować faktury zgodnie z przepisami podatkowymi.
Jeżeli program nie oferuje tych funkcji, ryzykujesz dodatkowymi obowiązkami manualnymi lub błędami w rozliczeniach.
2. Łatwość obsługi i przejrzysty interfejs
Nawet jeśli program technicznie spełnia wszystkie wymagania KSeF, ważne jest, aby był także:
- intuicyjny w obsłudze,
- czytelny dla użytkowników z różnym doświadczeniem księgowym,
- wspierał automatyczne przypomnienia i podpowiedzi podczas tworzenia dokumentów.
Przyjazny interfejs oszczędza czas i minimalizuje błędy użytkownika.
3. Wsparcie techniczne i aktualizacje
System KSeF jest stosunkowo nowy i może ewoluować. Dlatego wybieraj programy, które:
- oferują wsparcie techniczne,
- regularnie aktualizują system zgodnie z przepisami,
- posiadają instrukcje i pomoc (np. wideo, dokumentację).
Dobry dostawca oprogramowania powinien informować Cię o zmianach w prawie i wspierać Cię w ich wdrażaniu.
4. Bezpieczeństwo danych
Dane fakturowe są wrażliwe — zawierają informacje o transakcjach, kontrahentach i finansach firmy. Dlatego program powinien:
- szyfrować dane,
- posiadać kopię zapasową,
- gwarantować zgodność z RODO.
To kluczowe również przy przesyłaniu i przechowywaniu faktur w systemach zewnętrznych.
Przykładowe funkcje, które warto sprawdzić
Poniżej znajdziesz listę funkcji, które świadczą o nowoczesnym i wszechstronnym programie do faktur:
- Automatyczne generowanie i wysyłanie faktur do KSeF
- Podgląd statusu faktury w KSeF
- Szybkie wyszukiwanie i filtrowanie dokumentów
- Eksport danych do formatu PDF lub Excel
- Obsługa wielu walut i języków
- Możliwość pracy zespołowej i nadawania uprawnień
- Automatyczne przypomnienia o terminach płatności
Dlaczego warto wybrać rozwiązanie gotowe?
Niektórzy przedsiębiorcy próbują tworzyć faktury ręcznie lub korzystać z prostych szablonów. To może działać na krótką metę, ale przy obsłudze KSeF takie podejście:
- zwiększa ryzyko błędów formalnych,
- wydłuża proces rozliczeń,
- komplikuje archiwizację dokumentów.
Zamiast tego warto postawić na profesjonalne rozwiązanie, które automatyzuje większość procesów i zapewnia zgodność z aktualnymi przepisami.
To nie kwestia wygody
Wybór odpowiedniego programu do faktur w dobie KSeF to nie tylko kwestia wygody — to decyzja, która wpływa na:
- bezpieczeństwo i zgodność rozliczeń,
- szybkość przygotowywania dokumentów,
- jakość obsługi kontrahentów.
Dlatego przy wyborze zwróć uwagę na:
- zgodność z KSeF,
- intuicyjny interfejs,
- wsparcie techniczne i aktualizacje,
- integracje z innymi narzędziami,
- bezpieczeństwo danych.
A jeżeli szukasz sprawdzonego rozwiązania, które łączy wszystkie te elementy — sprawdź Faktura.pl.
Artykuł sponsorowany
