Archiwizacja dokumentów to proces przechowywania, organizowania i zarządzania dokumentami. Trzeba zadbać o to, aby została wykonana w sposób zapewniający bezpieczeństwo, dostępność i poufność informacji przez dokładnie sprecyzowany w przepisach okres czasu. Można podjąć się realizacji tego zadania samodzielnie, ale również zlecić je zewnętrznej firmie, która specjalizuje się w realizacji takich działań.
Jak przebiega archiwizacja dokumentów?
Proces archiwizacji dokumentów z Ekoakta składa się z kilku etapów. Ze względu na to, że procedura jest ustalona i czytelna nie ma obaw, że podczas jej wdrażania wkradną się błędy. Pierwszy etap to odpowiednia kwalifikacja akt — do kategorii A lub B. Kolejnym krokiem jest opracowanie dokumentacji i przyporządkowanie jej do określonej grupy rzeczowej. Następnie konieczne jest uporządkowanie archiwum, które polega na uformowaniu chronologicznym i tematycznym jednostek (segregatorów, pudeł i teczek). Aby ułatwić znalezienie konkretnego dokumentu, akta są odpowiednio oznaczane. Na wierzchniej stronie umieszczana jest nazwa instytucji i komórki, a także znak i tytuł. Dokumentom trzeba następnie nadać topografię w archiwum klienta, a także przekazać informację o tym, w jaki sposób korzystać z uporządkowanych akt. W przypadku danych, których okres przydatności minął, należy przystąpić do ich zniszczenia zgodnie z normą DIN 66399. Dla ułatwienia zarządzania dokumentacją warto nadać poszczególnym aktom termin przechowywania, co pozwoli na ich bieżącą utylizację. Archiwizacja dokumentów z Ekoakta stanowi nieocenione ułatwienie dla przedsiębiorców. Dzięki skorzystaniu z tej usługi można uniknąć niepotrzebnego stresu, a także poczynić oszczędności.
Czym różnią się dokumenty A i B?
Dokumenty z kategorii B to takie, które nie dotyczą bezpośrednio działalności firmy, ale trzeba je przechowywać, ponieważ mają istotne znaczenie dla jej funkcjonowania. Są to przeważnie akta związane ze sprawami administracyjnymi, finansowymi, kadrowymi, ale także informacje dotyczące dokonanych przez przedsiębiorstwo zakupów. Do dokumentów B zaliczają się również umowy najmu oraz akta związane z ochroną środowiska. W czasie archiwizacji trzeba je oddzielić od dokumentów z kategorii A. Należy również pamiętać o brakowaniu akt, których okres przydatności przeminął, a także nadawaniu im terminu przechowywania, co pozwoli na skuteczną utylizację wtedy, kiedy stanie się to konieczne. Przechowywanie dokumentów powinno odbywać się w pudłach archiwizacyjnych, co pozwala na szybsze ich odnalezienie. Warto wspomnieć także o tym, że możliwa jest elektroniczna archiwizacja danych, która charakteryzuje się szczególną wygodą i umożliwia bardzo sprawną nawigację po zawartości dokumentów. Dzięki wdrożeniu takiego systemu wiele osób może jednocześnie pracować na tych samych plikach. Warto rozważyć skorzystanie z takiej opcji zwłaszcza w przypadku, gdy archiwum jest wyjątkowo rozbudowane i składa się z wielu pozycji.
Materiał zewnętrzny
Foto: pixabay.com
