W suwalskich szkołach może nastąpić zmiana systemu dziennika elektronicznego. Władze miasta analizują ofertę firmy VULCAN, która miałaby zastąpić obowiązujący obecnie system Librus.
Suwalscy radni Koalicji Obywatelskiej Adam Ołowniuk i Karol Korneluk skierowali interpelację do prezydenta miasta w kwestii zmiany systemu dziennika elektronicznego z LIBRUS na VULCAN w szkołach prowadzonych przez samorząd. W przestrzeni publicznej oraz w środowisku nauczycieli, rodziców i uczniów suwalskich placówek oświatowych pojawiły się bowiem informacje o planach wprowadzenia od roku szkolnego 2026/2027 nowego systemu dziennika elektronicznego firmy VULCAN w miejsce obecnie funkcjonującego systemu LIBRUS. W swoim piśmie radni zwrócili się z prośbą do władz miasta o przedstawienie informacji dotyczących zasadności planowanej zmiany oraz przeprowadzenia szerokich konsultacji ze środowiskiem szkolnym przed podjęciem ostatecznej decyzji.
- System Librus Synergia funkcjonuje w suwalskich placówkach oświatowych od kilku lat i jest jednym z najczęściej wykorzystywanych rozwiązań w polskich szkołach - korzysta z niego ponad 40% placówek oświatowych w kraju. W tym czasie nauczyciele, uczniowie oraz rodzice zdążyli przyzwyczaić się do jego funkcjonalności, sposobu działania oraz rozwiązań komunikacyjnych. Z przekazywanych nam opinii wynika, że obecny system jest oceniany przez użytkowników jako czytelny, intuicyjny i dobrze wspierający codzienną organizację pracy szkoły, szczególnie w zakresie komunikacji nauczyciel-uczeń-rodzic. Jednocześnie wielu pedagogów zgłasza obawy dotyczące przejścia na system Vulcan, wskazując na praktyczne ograniczenia, które mogą utrudnić codzienną pracę w szkołach - argumentowali radni.
W odpowiedzi Czesław Renkiewicz, prezydent Suwałk przekazał, że obecnie prowadzone są rozmowy z przedstawicielami firmy VULCAN, pod kątem oferty przedstawionej przez firmę z własnej inicjatywy. Przedstawiona oferta jest analizowana i możliwość skorzystania z proponowanych rozwiązań faktycznie jest rozważana. Miasto przeprowadziło konsultacje z dyrektorami jednostek oraz analizę funkcjonalną i organizacyjną przedstawionej oferty. W pracach tych uczestniczyli: dyrektorzy wszystkich suwalskich przedszkoli, szkół i placówek, przedstawiciele wydziału oświaty oraz przedstawiciele pracowników jednostek oświatowych. Analiza obejmowała zarówno walory funkcjonalne, jak i aspekt finansowy oraz organizacyjny, w tym wpływ na codzienną pracę szkół.
- Przedmiotowa analiza wykazała, że decyzja o wyborze oferty firmy VULCAN umożliwiłaby wdrożenie spójnego, kompleksowego i efektywnego środowiska zarządzania oświatą na poziomie szkół oraz CUW (kadry). Należy zaznaczyć, że dziennik elektroniczny jest tylko jednym z wielu produktów, z których korzystają obecnie jednostki oświatowe. Na większość z nich dyrektorzy samodzielnie nabywają licencje i często nie są one kompatybilne z innymi systemami, na których pracują - przekazał Czesław Renkiewicz.
Planowane wdrożenie nie obejmuje jedynie zmiany dziennika elektronicznego, lecz całego „Ekosystemu VULCAN”, czyli zintegrowanego zestawu narzędzi informatycznych wspierających:
- zarządzanie szkołami, przedszkolami i placówkami,
- obsługę procesów oświatowych po stronie organu prowadzącego,
- planowanie pracy i rozliczenia (w tym godzin ponadwymiarowych),
- raportowanie, sprawozdawczość,
- obsługę finansowo-organizacyjną,
- komunikację między jednostkami oświatowymi a organem prowadzącym.
- Korzystanie ze wszystkich produktów od jednego dostawcy stanowi rozwiązanie szczególnie korzystne z perspektywy organizacyjnej, ze względu na pełną kompatybilność poszczególnych elementów. Zgodnie z przedstawioną ofertą, możliwy jest płynny i efektywny przepływ informacji pomiędzy poszczególnymi modułami, co usprawni pracę dyrektorów, nauczycieli i pracowników jednostek, ograniczy ryzyko wystąpienia błędów i pozwoli efektywniej zarządzać oświatą. Zastosowanie jednego spójnego systemu pozwoli również ograniczyć koszty utrzymania wielu rozproszonych narzędzi i bardziej racjonalnie gospodarować środkami publicznymi. Z zebranych opinii obecnych użytkowników Systemu VULCAN wynika, że system jest przejrzysty i intuicyjny. Wdrożenie nastąpiło sprawnie, a nauczyciele nie zgłaszają konieczności korzystania z pomocy technicznej - czytamy w odpowiedzi.
Dostawca rozwiązania, w ramach złożonej oferty, potwierdził realizację Pakietu działań wdrożeniowych, którego celem jest pełne wyeliminowanie ryzyk wskazanych w interpelacji. Pakiet obejmuje m.in .:
a) szkolenia i wsparcie użytkowników: kompleksowe szkolenia dla dyrektorów, nauczycieli i pracowników administracji, szkolenia techniczne i instruktaże dla administratorów, materiały e-learningowe dostępne przez cały rok szkolny oraz telefoniczne i elektroniczne wsparcie konsultantów VULCAN;
b) płynną adaptację użytkowników, poprzez dostosowany harmonogram wdrożenia z etapowym przygotowaniem szkół i możliwością wcześniejszego zapoznania się z wyglądem i funkcjami systemu, a także przez zwiększone wsparcie techniczne w pierwszych miesiącach używania systemu;
c) zapobieganie dezorganizacji pracy: wsparcie konsultantów w szkołach w czasie uruchomienia, monitoring wdrożenia na poziomie całego miasta, bezpośrednia obsługa zgłoszeń krytycznych, mechanizmy utrzymania ciągłości pracy jednostek;
d) pełną, automatyczną migrację danych z dotychczas używanych systemów: danych uczniów i pracowników, danych ocenowych i frekwencyjnych, założenie kont użytkowników dla zmigrowanych pracowników, uczniów oraz rodziców, dokumentacji rocznej oraz danych historycznych, co zminimalizuje ryzyko błędów i skróci czas przygotowania jednostek do pracy na nowym systemie;
e) adaptację uczniów i rodziców: intuicyjny portal oraz aplikacja mobilna eduVULCAN dla rodziców i uczniów, przewodniki i materiały wideo dla rodziców i uczniów, pomoc techniczna w trakcie i po wdrożeniu.
Zgodnie z informacjami przekazanymi przez przedstawicieli firmy VULCAN, System VULCAN umożliwia m.in.:
- podgląd planu dowolnego oddziału, wraz ze wszystkimi zastępstwami i zmianami, planu dowolnego nauczyciela (również z uwzględnieniem zmian), planu dowolnego ucznia oraz planu dowolnej sali, a także wyszukiwanie wolnych sal na wskazanej godzinie lekcyjnej,
- wpisanie uwagi lub pochwały dla ucznia przez każdego nauczyciela,
- odnotowanie kontaktów z rodzicami,
- dodawanie opinii, orzeczeń i notatek do kartoteki każdego ucznia,
- dodanie dodatkowych stron dokumentacji do dziennika oddziału.
- Decyzja w przedmiotowej sprawie nie została jeszcze podjęta, wciąż trwają konsultacje z dyrektorami jednostek oświatowych i analizowanie przedstawionej przez firmę VULCAN oferty. Zbierane są pytania i wątpliwości, do których odnoszą się pracownicy firmy VULCAN. Wstępna ocena wskazuje jednak na wiele potencjalnych korzyści wynikających z jej wdrożenia - zakończył prezydent.
